Comment utiliser Chekin ?

 Votre compte Chekin

Dès votre première connexion à Chekin et après avoir synchronisé vos comptes BookingSync et Chekin, toutes vos propriétés ainsi que vos réservations futures seront automatiquement importées et vous devriez voir le message ci-dessous : 

La première vérification à effectuer est à propos du statut de vos propriétés dans la section PROPERTIES:  

Si le statut est marqué comme Incomplet, alors il vous faudra cliquer sur la propriété en question et renseigner les informations manquantes: 

Informations de la propriété: renseignez les détails manquants (cela est nécessaire pour que le lien d'enregistrement des voyageurs soit généré). 

Connexion au service de police et statistiques : Dans cette section, si le pays où est basé votre propriété exige l'envoi de données des voyageurs à la police, vous pourrez ajouter vos informations de connexion à votre compte auprès de vos autorités locales (si vous ne disposez pas encore de ces informations, vous pouvez contacter le bureau de votre police locale afin qu'ils vous fournissent l'accès à votre compte). Si le service de connexion à la police est disponible dans votre pays, vous pouvez activer l'envoi en automatique des données de vos voyageurs à votre police locale. Cette étape sera ainsi entièrement automatisée et gérée par Chekin afin que vous n'ayez plus à vous en soucier !

Si vous gérez plusieurs propriétés qui sont enregistrées sous le même compte auprès de vos autorités locales, alors vous pourrez sélectionner toutes les propriétés qui sont rattachées à ce compte et ne pas avoir à renseigner de nouveau vos identifiants de connexion ni activer manuellement l'envoi de données pour ces propriétés, cela sera fait automatiquement pour tous les biens que vous sélectionnez ici !

Check-in en ligne : 

Nous vous suggérons de ne pas activer l'option d'envoi du formulaire d'enregistrement à vos voyageurs par le système de Chekin:

En effet, Chekin a développé un lien spécialement pour BookingSync qui peut être rajouté à vos notifications BookingSync. Cela vous permet de garder 100% le contrôle de votre communication avec vos voyageurs et ils seront sûrement plus enclin à remplir le formulaire si le lien vient de vous. Pour cela, nous vous invitons à suivre les étapes suivantes:

• aller dans l'App Notifications de votre compte BookingSync
• cliquer sur Editer la notification Smooth Check-in (si vous souhaitez ajouter le lien ici, ou bien vous pouvez également le rajouter sur la notification de votre choix et même en créer une spécialement pour l'enregistrement en ligne de vos voyageurs via Chekin !) : 

• Ajouter le code ci-dessous (vous pouvez simplement le copier/coller dans la notification à l'endroit où vous le souhaitez). Ce code fera apparaître le bouton de “Chekin” qui redirigera vos voyageurs vers le formulaire d'enregistrement pour leur réservation (les dates de séjour et le nombre de voyageurs seront pré-remplies grâce à la synchronisation des informations mise en place entre vos comptes Chekin et BookingSync et la varibale booking id inclus dans le lien).

Code + texte (veuillez noter que vous pouvez modifier le contenu du texte invitant vos voyageurs à cliquer sur le bouton pour effectuer leur enregistrement en ligne)

<tr>

      <td class="padding-copy p"><strong>

      Merci de bien vouloir effectuer votre enregistrement en ligne avant votre arrivée et pour tous les voyageurs en cliquant sur le bouton ci-dessous : </strong>

      </td>

  </tr>

<tr>

    <td class="padding-copy p" align="center">

       <a href="https://a.chekin.io/api/v3/bookingsync/registration-link/{{ booking.id }}/">

       <button style='cursor:pointer;background-color:#1A8CFF;color:#FFF;width:246px;height:70px;padding:0px;border:0;border-radius:2px;outline:0;font-size:18px;font-family:Proxima Nova, Arial, sans-serif !important'>S'enregistrer maintenant</button></a>

        </td>

       </tr>

• voici un aperçu de la notification BookingSync incluant le bouton de Chekin qui sera envoyée à vos  voyageurs:

Si vous avez besoin d'aide pour configurer vos notifications, veuillez contacter notre équipe support.

S'il arrive que vos voyageurs n'arrivent pas à être redirigé vers le formulaire en cliquant sur le bouton, vous avez toujours la possibilité de récupérer le lien dans votre compte Chekin au niveau de la réservation correspondante. Il vous suffit de copier ce lien et de l'envoyer séparément à vos voyageurs.

Vous êtes prêts pour commencer à bénéficier et faire bénéficier vos voyageurs d'une procédure de check-in et d'enregistrement en ligne et automatisée !

N'oubliez pas de cliquer sur SAVE CHANGES dans votre compte Chekin dès que vous modifier des paramétrages et n'oubliez pas d'appliquer ces paramétrages sur toutes vos propriétés (si vous gérez plusieurs propriétés, vous pouvez contacter l'équipe support de Chekin afin de voir avec eux s'ils peuvent appliquer la même configuration à toutes vos propriétés automatiquement).

Enregistrement de vos voyageurs

S'il arrive que vos voyageurs ne remplissent pas leur enregistrement en ligne via le lien que vous leur avez envoyé, vous pouvez compléter leur enregistrement vous-même dans votre compte Chekin.

Pour cela, sélectionnez la réservation concernée dans la liste des réservations (section Bookings) :

Puis cliquez sur le bouton bleu “+REGISTER GUEST”:

Vous pouvez rajouter les informations d'identité manuellement ou bien en scannant les pièces d'identité des voyageurs afin de capturer les informations requises : 

Si l'envoi de données en automatique à vos autorités locales est activé, les informations d'enregistrement seront envoyées le jour de la date d'arrivée de vos voyageurs à 23h (heure locale de votre pays). Sinon, vous pouvez également envoyer ces données manuellement à votre police locale à l'heure que vous souhaitez en cliquant sur SEND MANUALLY dans la rubrique Police (Check-in) :

Dans la section Booking vous pourrez vérifier le statut pour chaque réservation (si celui-ci a été réalisé par le voyageur en ligne ou bien par vous sur Chekin) ainsi que si les informations ont bien été envoyées à vos autorités locales et le statut de traitement de l'enregistrement de leur côté. 

Les informations fournies au travers du formulaire d'enregistrement seront automatiquement stockées dans la section  DOCUMENTS de votre compte Chekin (selon la loi RGDP et pendant la durée légale durant laquelle l'hôte doit garder les informations relatives à ses voyageurs).

Self Chekin

Une autre fonctionnalité est également disponible sur demande auprès de l'équipe Chekin > le Self Chekin ! Cette fonctionnalité automatise l'identification du voyageur et déclenche l'accès à la propriété à distance si l'identification est validée. En activant cette fonctionnalité, une étape supplémentaire sera à réaliser par votre voyageur à savoir prendre une photo de leur carte d'identité ainsi qu'une photo en selfie. Les photos seront traitées et comparées grâce à la technologie biométrique utilisée par Chekin. Cette action de vérification d'identité en ligne et à distance peut être très utile si vous ne pouvez pas vous rendre sur place pour recevoir les voyageurs, aussi ces-derniers apprécieront peut-être le fait que vous offrez un check-in complet sans contact physique. Aussi, cela vous permettra d'être conforme aux régulations qui peuvent exiger que vous vérifiez l'identité de vos voyageurs avant de leur donner accès à votre propriété ! Ce service peut être lié à l'envoi du code ou des instructions pour les systèmes d'accès à distance de vos propriétés, par exemple si vous utilisez des serrures connectées ou bien un service de stockage et remise de clefs (s'il n'existe pas déjà d'intégration directe entre BookingSync et le fournisseur de serrure connectée ou le système gestion la remise de vos clefs). Ainsi le code ou les instructions ne seront envoyées que si le voyageur effectue son enregistrement et identification en ligne. 

N'hésitez pas à contacter l'équipe support de Chekin si vous avez encore la moindre question soit via le chat disponible dans votre compte Chekin ou bien à l'adresse suivante: support@chekin.io .

Veuillez noter que lorsque vous cliquez sur l'app Chekin depuis votre compte BookingSync, si vous êtes déjà enregistré sur Chekin et si vous avez été déconnecté de votre compte, vous n'avez pas à refaire une inscription. En effet, vous pouvez simplement vous rendre sur la page de connexion de Chekin en cliquant sur le logo en haut à gauche de la page et vous serez redirigé vers votre compte avec toutes vos propriétés et réservations synchronisées depuis BookingSync !

A quoi ressemble le formulaire que les voyageurs doivent remplir ?

Voici à quoi ressemble le formulaire de Chekin que vos voyageurs devront remplir après avoir cliquer sur le bouton les redirigeant vers l'enregistrement en ligne : 

1. Confirmation des détails de la réservation (dates + nombre de voyageurs), sachant que ces informations seront pré-remplies grâce à la synchronisation automatique des informations de BookinSync vers Chekin) :

2. Ajout des informations d'identité :

3. Signature électronique :

4. Enregistrement des autres voyageurs (soit le voyageur principal peut enregistrer chaque voyageur supplémentaire en cliquant sur Register another guest ou bien il peut leur envoyer le lien de check-in afin qu'ils s'enregistrent eux-mêmes) :

Les informations de passeport seront synchronisées dans BookingSync dans le champs Passeport de la réservation. Les informations de date de naissance seront elles synchronisées dans les Notes de la réservation : 

S'il y a plusieurs voyageurs, un formulaire devra être rempli pour chaque voyageur :

Les informations des autres voyageurs seront synchronisées dans les Commentaires de la réservation :