Résumé :

1. Introduction

2. Création de Tâches

a. Création Manuelle de Tâches

b. Modèles de Tâches

1. Créer un Modèle

2. Contenu du Modèle

3. Automatisation

3. Gestion des Tâches

a. Édition des Tâches

b. Édition en Masse

c. Suppression en Masse

4. Application Rétrospective des Modèles

5. Ajout de Fichiers et Médias

a. Pièces Jointes dans les Tâches

b. Pièces Jointes dans les Commentaires

6. Automatisation et Liaison des Tâches

a. Lier les Tâches aux Réservations et Locations

b. Tâches Manuelles vs. Tâches Automatisées

7. Modification et validation de la tâche par l’utilisateur

8. FAQs 

1. Introduction

Bienvenue dans la fonctionnalité de Gestion des Tâches de Smily.com. Ce manuel fournit un guide complet pour créer, gérer et automatiser les tâches, vous permettant de superviser efficacement les opérations liées aux locations et aux services aux invités.

2. Création de Tâches

Les tâches dans Smily.com peuvent être créées manuellement ou à l'aide de modèles, chacun avec des paramètres personnalisables pour répondre à divers besoins opérationnels.

a. Création Manuelle de Tâches

Pour créer une tâche manuelle :

• Accédez à la Section des Tâches : Accédez à la zone de gestion des tâches depuis votre tableau de bord
• Créer une Tâche :
  • Cliquez sur « Créer une Tâche ».

• • Détails de la Tâche : Entrez le nom et la description de la tâche.
  • Liste de Vérification : Ajoutez les éléments à compléter pour la tâche.
  • Durée Estimée : Précisez combien de temps la tâche devrait prendre (en minutes, heures ou jours).
  • Catégorie : Choisissez la catégorie pertinente (par exemple, nettoyage, maintenance).
  • Priorité : Définissez la priorité de la tâche (basse, moyenne, haute).
  • Responsable : Assignez la tâche à un membre spécifique de l'équipe.
  • Instructions et Médias : Ajoutez des instructions et joignez les fichiers nécessaires (formats pris en charge incluent JPEG, PNG, PDF, MP3, MP4, etc.).
  • Date et Heure Limite : Fixez la date limite de la tâche.

• Liaison des Tâches : Vous pouvez lier la tâche à une réservation spécifique, une location, ou la laisser comme une tâche générale non liée à une référence particulière.
• Enregistrer la Tâche : Une fois tous les détails remplis, enregistrez la tâche pour l'ajouter à votre liste de tâches.

b. Modèles de Tâches

Les modèles de tâches permettent de rationaliser la création de tâches récurrentes ou similaires :

1. Créer un Modèle :

• Accédez à la section « Modèles » dans la gestion des tâches.
• Cliquez sur « Créer un Modèle ».
• Remplissez le nom, la description et le contenu du modèle.

2. Contenu du Modèle :

• Liste de Vérification : Ajoutez une liste de vérification pour standardiser l'exécution des tâches.
• Durée, Catégorie, Priorité : Définissez ces éléments comme dans une tâche manuelle.
• Responsable & Médias : Pré-assignez les tâches et joignez les fichiers pertinents.

3. Automatisation :

• Modèles Manuels : Utilisez-les pour les tâches qui ne sont pas générées automatiquement.
• Modèles Automatisés : Liez-les à une location pour que les tâches soient créées en fonction des événements de réservation, tels que l'enregistrement ou le départ.
• Marquage comme Important : Vous pouvez marquer les tâches créées à partir d'un modèle comme problèmes, garantissant qu'elles reçoivent l'attention nécessaire.

3. Gestion des Tâches

La gestion des tâches inclut l'édition des tâches existantes, l'édition en masse et la suppression des tâches.

a. Édition des Tâches

Pour éditer une tâche existante :

• Sélectionner la Tâche : Accédez à votre liste de tâches et cliquez sur la tâche que vous souhaitez modifier.
• Modifier les Détails : Vous pouvez changer le nom, la description, la liste de vérification, la priorité, le responsable, ou toute autre propriété.
• Enregistrer les Modifications : Assurez-vous d'enregistrer les modifications apportées à la tâche.

b. Édition en Masse

L'édition en masse permet de mettre à jour plusieurs tâches simultanément :

• Sélectionner les Tâches : Cochez les cases à côté des tâches que vous souhaitez modifier.
• Cliquer sur « Édition en Masse » : Cette option apparaîtra une fois les tâches sélectionnées.

• Choisir la Propriété à Modifier : Sélectionnez la propriété (par exemple, nom, durée, priorité) que vous souhaitez mettre à jour.

• Entrer la Nouvelle Valeur : Saisissez la nouvelle valeur pour la propriété sélectionnée.

• Confirmer les Modifications : Passez en revue et confirmez les modifications, ce qui remplacera les valeurs précédentes.

• Remarque : L'édition en masse remplace les valeurs actuelles par les nouvelles. Par exemple, si vous éditez en masse le nom, toutes les tâches sélectionnées recevront le même nouveau nom.

c. Suppression en Masse

Pour supprimer plusieurs tâches :

• Sélectionner les Tâches : Cochez les cases à côté des tâches que vous souhaitez supprimer.
• Cliquer sur « Édition en Masse » : Ensuite, choisissez l'option « Supprimer ».

• Confirmer la Suppression : Tapez « SUPPRIMER » en lettres majuscules lorsque vous y êtes invité pour confirmer la suppression. Cette action est irréversible.

NB : cette action permet d'éviter les suppressions par erreur.

4. Application Rétrospective des Modèles

Cette fonctionnalité permet d'appliquer un modèle de tâche aux réservations effectuées avant la création du modèle, tant que la date limite de la tâche est encore dans le futur.

• Créer ou Modifier un Modèle :
  • Définissez les règles pour la tâche (par exemple, liée aux événements d'enregistrement ou de départ).

• Appliquer aux Réservations Existantes :
  • Activez l'option pour appliquer le modèle aux réservations ayant une date d'enregistrement ou de départ future.
  • Le système générera des tâches pour ces réservations selon les règles du modèle.

5. Ajout de Fichiers et Médias

Des pièces jointes peuvent être ajoutées aux tâches et aux commentaires pour une meilleure documentation et un meilleur suivi.

a. Pièces Jointes dans les Tâches

Lors de la création ou de l'édition d'une tâche, vous pouvez ajouter divers types de fichiers :

• Formats Acceptés : JPEG, PNG, PDF, MP3, MP4, etc.
• Limites de Taille : Jusqu'à 200 Mo pour les vidéos, 20 Mo pour les PDF, et autres limites spécifiées.

b. Pièces Jointes dans les Commentaires

Si vous devez faire un suivi sur une tâche, vous pouvez ajouter des commentaires avec des pièces jointes :

• Ouvrir la Tâche : Accédez à la tâche spécifique.
• Ajouter un Commentaire : Saisissez votre commentaire dans le champ prévu.
• Joindre un Fichier : Utilisez l'option de pièce jointe pour télécharger les fichiers pertinents.
• Enregistrer le Commentaire : Le commentaire, ainsi que la pièce jointe, sera enregistré sous la tâche, fournissant un historique documenté des actions.

6. Automatisation et Liaison des Tâches

L'automatisation aide à rationaliser la gestion des tâches en liant les tâches aux réservations et aux locations.

a. Lier les Tâches aux Réservations et Locations

Les tâches peuvent être liées à des réservations ou des locations spécifiques, garantissant que les bonnes tâches sont créées en fonction des séjours des invités :

• Tâches Automatisées : Générées en fonction des événements comme l'enregistrement ou le départ.
• Tâches Manuelles : Peuvent être liées ou laissées non liées, selon les besoins.

b. Tâches Manuelles vs. Tâches Automatisées

• Tâches Manuelles : Créées individuellement ou à l'aide d'un modèle. Elles ne sont pas liées à des événements de réservation spécifiques, sauf si assignées manuellement.
• Tâches Automatisées : Créées automatiquement lorsque certaines conditions sont remplies, telles qu'un invité s'enregistrant. Ces tâches aident à garantir des opérations cohérentes.

7. Modification et validation de la tâche par l’utilisateur

L’utilisateur peut modifier en temps réel la tâche qu’il est entrain de réaliser via cette fenêtre : 

1. il peut cocher les différentes tâches qu’il doit effectuer
2. il peut signaler un problème et ajouter des notes 
3. il peut modifier le statut en : A faire, en cours, fait, annulé. 
4. il peut, à la fin de son passage, indiquer le temps réel pour effectuer la tâche 

NB : Utilisez le tableau de bord pour voir les tâches selon leur statut. 

8. FAQs 

Q : Puis-je annuler une édition en masse ?

R : Non, les éditions en masse remplacent les valeurs existantes. Vérifiez toujours vos sélections avant de confirmer.

Q : Que se passe-t-il si je supprime une tâche par erreur ?
R : Les suppressions sont permanentes et ne peuvent pas être annulées. Assurez-vous de confirmer la suppression uniquement lorsque vous êtes certain.

Q : Puis-je automatiser des tâches pour des réservations futures effectuées avant la création d'un modèle ?
R : Oui, en utilisant la fonctionnalité d'application rétrospective des modèles, vous pouvez appliquer des modèles de tâches aux réservations avec des dates limites futures, même si elles ont été effectuées avant l'existence du modèle.