Sommaire :

1. Introduction

2. Accéder à la boîte de réception

3. Aperçu de l'interface de la boîte de réception

a. Menu à gauche

b. Tableau à droite

4. Utilisation des filtres

a. Filtres manuels

b. Filtres basés sur l'IA

c. Suppression des filtres

5. Affichage des conversations

a. Vue en tableau

b. Vue de la conversation

6. Créer une nouvelle conversation

7. Rédiger des réponses avec l'IA

8. Réponses enregistrées, notes et pièces jointes

9. Gérer les informations des invités et des réservations

10. FAQ

1. Introduction

Bienvenue dans la nouvelle fonctionnalité de la boîte de réception de Smily.com.

Ce manuel vous guidera à travers les fonctionnalités et les meilleures pratiques pour utiliser la boîte de réception efficacement, vous permettant de mieux gérer les conversations avec les invités.

2. Accéder à la boîte de réception

Pour accéder à la boîte de réception, connectez-vous à votre compte Smily.com et accédez à l'onglet « Boîte de réception » depuis le tableau de bord principal.

Cela ouvrira l'interface de la boîte de réception où vous pourrez gérer et consulter toutes les communications.

3. Aperçu de l'interface de la boîte de réception

L'interface de la boîte de réception est divisée en deux sections principales :

a. Menu à gauche

Le menu à gauche catégorise les messages selon leur statut dans le parcours de réservation, facilitant la concentration sur certains types de conversations :

• Ouvert : Inclut toutes les conversations actives ou en attente qui ne sont pas encore résolues.
• Demandes : Conversations sans réservation confirmée ou réservations provisoires.
• Réservé : Conversations liées à des réservations confirmées.
• Check-in aujourd'hui : Conversations associées à des réservations qui commencent aujourd'hui.
• À la propriété : Conversations pour les invités actuellement sur place.
• Check-out aujourd'hui : Conversations pour les invités qui quittent aujourd'hui.
• Post-séjour : Conversations liées aux séjours terminés.
• Annulé : Conversations liées aux réservations annulées.
• Vous pouvez sélectionner une catégorie pour filtrer les conversations selon leur statut actuel.

De plus, le menu inclut des options pour consulter :

• Archivé : Toutes les conversations archivées.
• Spam : Messages marqués comme spam.

Fonctionnalité à venir :

Vous pourrez bientôt créer et enregistrer des vues personnalisées en appliquant et sauvegardant des filtres.

b. Tableau à droite

Le côté droit de l'interface affiche les conversations sous forme de tableau, offrant une vue claire et organisée.

Filtres :

Situés au-dessus du tableau, ils vous permettent de trier et de visualiser les conversations selon différents critères (voir section 4 pour plus de détails).

Colonnes du tableau :

• Nom de l'invité : Identifie l'invité lié à la conversation.
• Stade de la réservation : Indique le stade actuel de la réservation.
• Aperçu du message : Affiche un extrait du dernier message.
• Priorité & Gravité : Tags générés par l'IA indiquant l'urgence et l'importance.
• Responsable : Indique qui est en charge de la conversation.
• Détails de la location et de la réservation : Affiche les informations pertinentes.
• Dernière activité : Montre la dernière date de message envoyé ou reçu.
• Statut : Indique si le message a été envoyé, vu ou s'il s'agit d'une nouvelle conversation.

4. Utilisation des filtres

Les filtres vous aident à restreindre les conversations par critères spécifiques, facilitant la gestion d'un grand volume de messages.

a. Filtres manuels

Vous pouvez appliquer manuellement des filtres en sélectionnant des options parmi les catégories suivantes :

- Stade de la réservation
- Source de la réservation
- Location
- Priorité
- Gravité
- Responsable
- Statut de la conversation
- Invité
- Tag de réservation & Tag de location

Astuce : Le nombre de filtres actifs sera affiché à côté de l'icône de filtre.

b. Filtres basés sur l'IA

Vous pouvez également utiliser l'IA pour appliquer automatiquement des filtres en fonction de requêtes en langage naturel.

Exemple : « Réservations Airbnb à venir pour des locations à New York »

c. Suppression des filtres

Pour supprimer les filtres :

• Cliquez sur « effacer » à côté du filtre concerné ou sélectionnez « tout effacer ».

• Vous pouvez également supprimer tous les filtres en effaçant les paramètres de l'URL après « inbox? ».

5. Affichage des conversations

La boîte de réception propose deux modes d'affichage des conversations :

a. Vue en tableau

Cette vue donne un aperçu général des conversations avec des détails tels que le nom de l'invité, le stade de la réservation, l'aperçu du message, etc.

b. Vue de la conversation

En cliquant sur une conversation spécifique, vous accéderez à la vue détaillée de la conversation. Vous y trouverez le fil de discussion complet, des outils de rédaction de messages, et des informations sur les invités et les réservations.

6. Créer une nouvelle conversation

Pour démarrer une nouvelle conversation :

• cliquez sur « Nouvelle conversation » dans le coin supérieur droit.

• Sélectionnez un invité en tapant son nom et en le choisissant dans la liste déroulante.

• Si une conversation avec l'invité existe déjà, il vous sera proposé de continuer la conversation en cours.

• S'il s'agit d'une nouvelle conversation, vous devrez saisir le sujet et le contenu du message.

• Ajoutez les pièces jointes nécessaires et utilisez des réponses prédéfinies si applicable. 
• Cliquez sur "Envoyer" en haut à droite pour lancer la conversation.

7. Rédiger des réponses avec l'IA

L'assistant IA peut vous aider à rédiger des réponses rapidement en utilisant les informations de la réservation et des conversations passées.

8. Réponses enregistrées, notes et pièces jointes

• Réponses enregistrées : Utilisez les "Réponses enregistrées" pour réutiliser des messages sauvegardés.
• Ajout de notes : Utilisez la fonction "Notes" pour ajouter des commentaires internes ou des rappels liés à une conversation.

• Pièces jointes : Vous pouvez joindre des fichiers à vos messages en cliquant sur l'icône de pièce jointe dans la vue de conversation.

9. Gérer les informations des invités et des réservations

Dans la vue de la conversation, toutes les informations importantes sur les invités et les réservations sont affichées sur le côté droit.

10. FAQ 

Q : Comment enregistrer une vue personnalisée ?

R : Cette fonctionnalité sera disponible prochainement.

Q : Que faire si l'IA ne filtre pas correctement ?

R : Assurez-vous que votre requête est claire et précise.

Q : Puis-je exporter des conversations ?

R : Actuellement, l'exportation n'est pas disponible.