Smily Inbox — Guide de messagerie Vrbo

Ce guide explique comment fonctionne la messagerie entre Vrbo et Smily. Il couvre ce que vous pouvez faire, ce qui se passe automatiquement et ce que le système ne peut pas faire.

Vue d’ensemble

Lorsqu’un invité vous contacte sur Vrbo, ses messages apparaissent automatiquement dans votre Smily Inbox. Vous pouvez répondre depuis Smily et votre réponse est renvoyée à Vrbo — apparaissant comme écrite par vous en tant qu’hôte, quel que soit le membre de votre équipe qui l’a envoyée dans Smily.

Considérez Smily Inbox comme un miroir de votre conversation Vrbo, toujours synchronisé.

Flux des messages

L’invité vous écrit sur Vrbo

1. La conversation et tous les messages apparaissent dans votre Smily Inbox en quasi temps réel. Dans de rares cas, cela peut prendre jusqu’à 15 minutes.
2. Lorsqu’un nouveau message arrive, Smily récupère l’historique complet de la conversation depuis Vrbo — vous voyez donc toujours le fil complet, pas seulement le dernier message.
3. La conversation est automatiquement liée à la réservation, à la demande ou aux deux — selon ce que Vrbo a connecté à la conversation.

Vous répondez depuis Smily

1. Vous rédigez une réponse dans Smily Inbox et l’envoyez.
2. Elle apparaît sur Vrbo comme un message écrit par vous en tant qu’hôte — peu importe quel membre de votre équipe l’a envoyé dans Smily.

Important : Les conversations commencent toujours sur Vrbo. Vous ne pouvez pas ouvrir une toute nouvelle conversation avec un invité depuis Smily — l’invité doit envoyer le premier message sur Vrbo.

Ce que vous voyez dans votre boîte de réception

Messages des invités

Tous les messages texte envoyés par l’invité sur Vrbo apparaissent dans Smily exactement tels qu’ils ont été écrits.

Vos propres messages

Les messages que vous avez envoyés sur Vrbo avant ou après la connexion de Smily apparaissent également dans la conversation.

Notes système automatiques

Certains événements Vrbo génèrent automatiquement une note d’information dans votre Smily Inbox. Elles sont uniquement pour votre référence — l’invité ne les voit jamais. Elles apparaissent lorsque :

• Une nouvelle demande est reçue (comprend les dates d’arrivée/départ, le nombre d’invités, le nom de la propriété)
• Une demande en double est détectée
• Un paiement est en retard
• Une réservation est annulée (par vous ou par l’invité)
• L’invité demande une annulation
• Un service à valeur ajoutée est acheté

Ces notes vous donnent le contexte directement dans la conversation afin que vous n’ayez pas à chercher ailleurs.

Notes internes

Vous pouvez écrire des notes internes dans Smily qui sont visibles uniquement par votre équipe. Les notes internes ne sont jamais envoyées à Vrbo ni montrées à l’invité.

Connexion à la réservation

Lorsqu’une conversation arrive, Smily la connecte automatiquement à la demande, à la réservation ou aux deux, en fonction de ce que Vrbo a lié à cette conversation. Cela signifie que vous pouvez voir les détails de la réservation directement à côté des messages.

Pièces jointes

Réception des pièces jointes des invités

Si un invité envoie un fichier sur Vrbo, il apparaîtra comme pièce jointe dans Smily. La livraison est quasi instantanée dans la plupart des cas, mais peut prendre jusqu’à 30 minutes si Vrbo est lent à rendre le fichier disponible.

Les types de fichiers pris en charge dépendent de ce que Vrbo autorise, les images, PDF et formats de documents courants sont acceptés.

Envoi de pièces jointes depuis Smily

Vous pouvez joindre des fichiers à vos réponses dans Smily. Ils seront envoyés à l’invité sur Vrbo.

Ce qui peut mal se passer avec les pièces jointes

Il arrive parfois qu’une pièce jointe ne se synchronise pas du tout. Lorsque cela se produit, une note est automatiquement ajoutée à la conversation indiquant combien de pièces jointes n’ont pas pu être livrées. Dans ce cas, envoyez le fichier directement sur Vrbo.

Délais

Limitations

Vous ne pouvez pas démarrer une conversation depuis Smily

Le premier message doit toujours venir de l’invité sur Vrbo. Smily ne supporte pas l’initiation d’une nouvelle conversation Vrbo.

Les modifications et suppressions de messages ne sont pas synchronisées

Si un message est modifié ou supprimé sur Vrbo après être apparu dans Smily, le changement ne sera pas reflété. La version originale reste.

Les notes internes restent uniquement dans Smily

Les notes que vous marquez comme internes ne sont jamais envoyées à Vrbo. Si vous écrivez accidentellement quelque chose dans une réponse normale que vous vouliez garder interne, elle sera envoyée à l’invité sur Vrbo.

Les accusés de lecture et indicateurs de saisie ne sont pas pris en charge

Smily ne montre pas si un invité a lu votre message ou est en train de taper une réponse.

La livraison est quasi temps réel mais pas garantie instantanée

Dans de rares cas, les messages et réponses peuvent prendre jusqu’à 15 minutes pour apparaître — et les pièces jointes jusqu’à 30 minutes. Cela peut arriver si Vrbo est lent à traiter ou rendre le contenu disponible. Si quelque chose semble retardé, attendez quelques minutes avant d’agir.

Échecs de synchronisation

Si un message ne parvient pas à se synchroniser après plusieurs tentatives automatiques, une note système est ajoutée à la conversation expliquant ce qui s’est passé. Dans ce cas, répondez directement sur Vrbo pour vous assurer que l’invité reçoit votre message.

Questions fréquentes

Puis-je répondre directement sur Vrbo au lieu de Smily ?

Oui. Si vous répondez sur Vrbo, le message apparaîtra dans Smily quasi instantanément (jusqu’à 15 minutes dans de rares cas).

Que se passe-t-il si deux membres de l’équipe répondent en même temps — un sur Smily et un sur Vrbo ?

Les deux réponses seront synchronisées et apparaîtront dans la conversation des deux côtés. Les deux messages sont livrés.

Pourquoi une conversation affiche-t-elle une note que je n’ai pas écrite ?

Certaines événements Vrbo (comme une nouvelle demande ou une annulation) créent automatiquement une note d’information dans la conversation. Elles sont générées par le système pour vous donner du contexte. L’invité ne les voit pas.

Une pièce jointe n’est pas arrivée — que faire ?

Si une note dans la conversation indique que certaines pièces jointes ont échoué, envoyez le fichier directement sur Vrbo en solution de secours.

Vais-je voir mes anciennes conversations Vrbo dans Smily ?

Les anciennes conversations ne sont pas pré-importées. Cependant, lorsqu’un nouveau message arrive dans un fil existant, Smily récupère l’historique complet de cette conversation — vous verrez donc toujours le contexte complet dès qu’il y a une nouvelle activité.