Table des matières

• Comprendre le statut de réservation
• Fenêtre de couverture expliquée
• Soumettre une réclamation
• Suivi du statut de réclamation
• Montant du remboursement
• Paiements et rapprochement
• Meilleures pratiques quotidiennes

Une fois la Protection Annulation active, la gestion de vos réservations est simple. Ce guide explique comment surveiller le statut de protection, gérer les annulations et soumettre des réclamations si nécessaire.

Comprendre le statut de réservation

Dans votre tableau de bord Smily, chaque réservation affiche son type de politique d'annulation et son statut de protection. Voici ce que vous verrez :

Réservations non remboursables

Les réservations effectuées au tarif non remboursable affichent :

• Type de politique : Non remboursable
• Statut : Aucune protection appliquée (le voyageur a choisi le tarif le plus bas sans flexibilité)

Ces réservations ne peuvent pas être annulées par le voyageur pour obtenir un remboursement.

Réservations flexibles (actives)

Les réservations effectuées avec le tarif flexible affichent :

• Type de politique : Flexible avec Protection Annulation
• Frais de protection : Le montant collecté pour la protection
• Fenêtre de couverture : La période pendant laquelle l'annulation est couverte
• Statut : Actif et protégé

Si le voyageur annule dans la fenêtre de couverture, vous êtes éligible au remboursement.

Réservations annulées - Réclamation éligible

Lorsqu'une réservation flexible est annulée dans la fenêtre de couverture par le voyageur :

• Statut : Annulée - Réclamation éligible
• Montant de la réclamation : Affiche 96 % de vos revenus locatifs
• Action requise : Soumettre un formulaire de réclamation (lien fourni dans les détails de la réservation)
• Date limite : Vous avez 1 à 60 jours après la date de départ originale pour soumettre la réclamation

Vous verrez un bouton ou un lien bien visible pour soumettre la réclamation directement depuis la page de réservation.

Réservations annulées - Non éligibles

Une réservation annulée peut ne pas être éligible au remboursement si :

• Annulée par vous ou Smily (pas par le voyageur) : La protection ne couvre que les annulations initiées par le voyageur
• Annulée en dehors de la fenêtre de couverture : Trop tôt (plus de 30 jours avant l'arrivée) ou trop tard (moins de 24 heures avant)
• Annulée dans les 24 heures suivant la réservation : La période d'attente ne s'est pas écoulée
• Fenêtre de réclamation expirée : Plus de 60 jours se sont écoulés depuis la date de départ originale

La réservation affichera la raison pour laquelle elle n'est pas éligible au remboursement.

Fenêtre de couverture expliquée

La Protection Annulation s'applique aux annulations effectuées :

De 30 jours avant l'arrivée jusqu'à 1 jour avant l'arrivée

• Début de la couverture : 720 heures (30 jours) avant l'heure d'arrivée prévue
• Fin de la couverture : 24 heures (1 jour) avant l'heure d'arrivée prévue
• Période d'attente : 24 heures après la création de la réservation

Exemple :

Si l'arrivée est le 31 décembre à 16h00 :

• La couverture commence : Le 1er décembre à 16h00
• La couverture se termine : Le 30 décembre à 16h00
• Si le voyageur réserve le 5 décembre à 14h00, la couverture ne commence pas avant le 6 décembre à 14h00 (période d'attente de 24 heures)

Soumettre une réclamation

Lorsqu'une réservation est éligible au remboursement, suivez ces étapes :

Étape 1 : Accéder au formulaire de réclamation

1. Allez à la réservation annulée dans votre tableau de bord Smily
2. Recherchez le lien ou le bouton "Soumettre une réclamation" dans la section Protection Annulation
3. Cliquez sur le lien—cela ouvrira le formulaire de réclamation (fourni par notre partenaire)

Étape 2 : Remplir le formulaire de réclamation

Vous devrez fournir :

• Détails de référence de réservation (généralement pré-remplis)
• Confirmation que l'annulation répond aux critères d'éligibilité
• Toute information supplémentaire demandée par le formulaire

Étape 3 : Soumettre et suivre

Une fois soumis :

• Vous recevrez une confirmation
• Le statut de la réclamation sera mis à jour dans votre tableau de bord Smily
• Vous ne pouvez pas soumettre plusieurs réclamations pour la même réservation

Suivi du statut de réclamation

Après avoir soumis une réclamation, vous pouvez suivre sa progression directement dans Smily :

Statuts de réclamation

En attente - La réclamation a été soumise et est en cours d'examen initial

Prête à être traitée - La réclamation a été vérifiée et est en cours de traitement

À payer - Réclamation approuvée ; le paiement est en préparation

Fermée - La réclamation a été finalisée. Cela peut signifier :

• Payée : Vous avez reçu le remboursement
• Aucune nouvelle du gestionnaire immobilier : Aucune réponse n'a été reçue pendant le processus de réclamation
• Fraude : La réclamation a été identifiée comme frauduleuse
• Hors garantie : La réclamation ne répondait pas aux exigences d'éligibilité

Amendement à payer - Un ajustement du montant du paiement est en cours de traitement

Vous pouvez passer votre curseur sur le statut de réclamation dans votre tableau de bord pour voir plus de détails sur l'étape actuelle.

Montant du remboursement

Lorsque votre réclamation est approuvée, vous recevrez :

96 % des revenus locatifs (le montant qui aurait été réparti entre vous et le propriétaire)

Remarques importantes :

• Les 96 % sont calculés à partir de vos revenus locatifs nets après déduction des commissions, frais et taxes. La répartition du remboursement devrait être la suivante : le propriétaire reçoit 100 % de son paiement attendu et le gestionnaire immobilier reçoit 80 % de sa commission, permettant au gestionnaire d'absorber la différence de 4 % afin que le propriétaire reste entièrement compensé.
• Si une autre réservation est effectuée pour les mêmes dates, le remboursement sera ajusté pour ne couvrir que la différence (vous ne recevrez pas de double paiement)

• Smily vérifie automatiquement les réservations de remplacement

   

Paiements et rapprochement

Les frais de Protection Annulation sont gérés automatiquement :

Pendant les paiements normaux

• Les frais de protection (TVA comprise) sont déduits de votre paiement de canal
• Cela apparaît dans votre CSV de paiements complétés avec des lignes claires
• Vous verrez des colonnes pour "Protection Annulation" et tous les montants reportés

Lorsque le paiement n'est pas suffisant

Parfois, les déductions ou ajustements signifient qu'il n'y a pas assez dans le paiement de canal pour couvrir les frais de protection. Dans ces cas :

• Le montant restant (appelé "montant reporté") est collecté auprès du portefeuille Smily approprié
• Pour les réservations avec split payment : Collecté auprès du portefeuille du gestionnaire immobilier
• Pour les réservations sans split payment : Collecté auprès du portefeuille du gestionnaire immobilier (si vous avez la carte G) ou du portefeuille du propriétaire (si vous ne l'avez pas)
• Cela apparaît comme une ligne distincte dans votre export de paiement

Facturation

Vous recevrez des factures agrégées pour les frais de Protection Annulation, similaires aux autres frais SmilyPay. Chaque facture résume tous les frais de protection pour la période de facturation.

Meilleures pratiques quotidiennes

✓ Surveillez régulièrement votre tableau de bord de réservations pour rester informé du statut de protection

✓ Soumettez rapidement les réclamations lorsque des annulations éligibles se produisent—n'attendez pas la date limite

✓ Gardez les informations de location à jour pour maintenir l'éligibilité (devise, emplacement, passerelle de paiement)

✓ Examinez vos rapports de paiement pour comprendre les déductions de frais de protection

✓ Répondez à toutes les demandes de l'équipe Smily pour vérification ou information supplémentaire

Avec la Protection Annulation, la plupart du travail est géré automatiquement. Votre principale responsabilité est de soumettre des réclamations lorsque des annulations éligibles se produisent et même dans ce cas, le processus est simple et direct.